Toiminimen kirjanpito kuukausi kerrallaan

Toiminimen kirjanpito kuulostaa isommalta kuin se on. Käytännössä se on kuukausittain toistuva kierto, jossa on neljä vaihetta ja yksi hankala kohta.

Mitä kirjanpito oikeastaan on

Kirjanpito on tapahtumien kirjaamista niin, että kahteen kysymykseen saa vastauksen. Paljonko toiminta tuotti, ja paljonko arvonlisäveroa kuuluu maksaa tai saada takaisin.

Kirjanpitovelvollisuus on sinun, riippumatta siitä kuka työn tekee. Tilitoimisto tekee työn ja vastaa työstään, mutta ilmoitukset ovat sinun yrityksesi ilmoituksia. Siksi hyvä kirjanpitäjä kysyy sinulta kysymyksiä sen sijaan että arvaisi.

Kaikki muu seuraa näistä. Tilinpäätös on tilikauden yhteenveto samoista kirjauksista, ja veroilmoitus on sama asia Verohallinnon lomakkeella. Jos kirjaukset ovat kunnossa, loppu on tarkistustyötä. Jos eivät, loppu on selvitystyötä.

Kuukauden kierto

Tositteet kerätään. Ostokuitit, myyntilaskut, tiliotteet. Tosite on se paperi, joka todistaa että tapahtuma oli olemassa ja mitä se sisälsi. Ilman tositetta kirjausta ei tehdä eikä vähennystä saa.

Tapahtumat kirjataan. Jokainen tapahtuma kirjataan oikealle tilille ja oikealle kuukaudelle. Tässä vaiheessa ratkeaa myös se, mikä on vähennyskelpoista ja mikä ei.

Alv lasketaan ja ilmoitetaan. Myynnin arvonlisävero miinus ostojen arvonlisävero, ilmoitus OmaVeroon.

Kuukausi suljetaan. Sen jälkeen kuukauteen ei kosketa, ellei jotain puutu.

Alv-jakso ratkaisee rytmin

Arvonlisäveron ilmoitusjakso voi olla kuukausi, neljännesvuosi tai vuosi, ja se määräytyy liikevaihdon mukaan. Jakso ratkaisee, kuinka usein kierto on pakko tehdä loppuun.

Vuosittain ilmoittava toiminimi voi teoriassa tehdä kirjanpitonsa kerran vuodessa. Käytännössä se on sama päätös kuin jättää tiskit viikoksi. Työ ei vähene, se odottaa. Ja vuoden vanha epäselvä kuluerä on paljon vaikeampi selvittää kuin kahden viikon vanha, koska et enää muista mikä se oli.

Kirjanpito ja alv-ilmoitukset kertoo miten tämä hoidetaan meillä.

Mikä menee useimmin vikaan

Neljä asiaa toistuu.

Tositteita puuttuu. Yleensä pieniä, yleensä käteisellä maksettuja, yleensä niitä joista ei tullut kuittia mukaan. Ne ovat vähennyksiä, jotka jäivät saamatta.

Yksityinen ja yrityksen raha sekoittuvat. Toiminimessä raja on käsitteellinen eikä juridinen, mikä tekee siitä helpon ylittää ja työläs selvittää jälkikäteen.

Vähennys tehdään väärin. Useimmin hankinnasta, joka on osittain yksityiskäytössä.

Ja kaikkein yleisin: kirjanpito jää jälkeen. Ei kokonaan, vain muutaman kuukauden, ja sitten lisää.

Jälkeen jäänyt kirjanpito on kalliimpaa kahdesta syystä. Tositteita on enemmän kerralla, ja jokainen epäselvä kohta pitää selvittää muistin sijasta papereista. Kuukauden vanha kysymys on sähköposti, vuoden vanha on tutkimusta.

Mitä meille pitää toimittaa

Tositteet ja tiliote, kuukausittain. Sen voi tehdä niin kuin itselle parhaiten sopii, ja mitä järjestelmällisemmin se tapahtuu, sitä vähemmän aikaa kirjaaminen vie. Koska laskutamme ajan mukaan, se näkyy suoraan laskussa.

Näin se toimii kertoo tämän tarkemmin, ja ostot ja kulut kertoo mikä on vähennyskelpoista.

Jos kirjanpitosi on jäljessä, sano se suoraan. Se on yleisin tilanne, jossa meille tullaan, eikä se ole ongelma. Myöhässä oleva kirjanpito on vain enemmän työtä, ja mitä aiemmin siihen tartutaan, sitä vähemmän sitä on.